Actualité mise à jour en Septembre 2022.
Nous vous informons de votre obligation de mise en conformité des actes juridiques instituant un régime de protection sociale complémentaire au sein de votre entreprise (décision unilatérale de l’employeur ou accord collectif).
Protection sociale complémentaire : Quelques explications
La protection sociale a pour objet de garantir l’individu contre les risques de la vie (maladie, accident, maternité, invalidité, vieillesse, décès), en lui assurant le versement de prestations afférentes en cas de réalisation du risque.
La protection sociale complémentaire vient compléter la protection sociale assurée par les régimes légaux, notamment de sécurité sociale, d’indemnisation chômage, etc…
- Elle peut être mise en place par l’assuré de manière individuelle, (l’assuré conclura directement un contrat individuel avec un organisme assureur).
- Elle peut aussi être mise en place au sein de l’entreprise (mutuelle, prévoyance, retraite supplémentaire). Pour la prévoyance des cadres et la mutuelle, l’institution d’un tel régime est obligatoire.
À lire : Notre dossier sur la mutuelle santé en entreprise.
Une infographie pour tout comprendre sur la mise à jour des régimes de protection sociale complémentaire
Afin que vous puissiez comprendre rapidement, et facilement, l’ensemble des éléments abordés dans cet article, les juristes en droit sociale de chez Axens vous propose l’infographie ci-dessous.
Pour télécharger la version HD de l’infographie, cliquez sur l’image ou sur le lien suivant.
Nous vous invitons également à découvrir notre précédente infographie sur le thème de l’inaptitude d’un salarié.
Les obligations de l’employeur en matière de protection sociale complémentaire
Il est obligatoire de mettre en place un régime de protection sociale complémentaire si vous employez au moins un salarié
Si vous employez au moins un salarié, vous devez obligatoirement mettre en place un régime de protection sociale complémentaire (à minima la mutuelle) au sein de votre entreprise.
Vous êtes alors concerné par l’obligation de mise en conformité des actes instituant vos régimes de protection sociale complémentaire.
À titre de rappel, l’instauration d’un régime de protection sociale complémentaire fait naitre une relation tripartite (cf notre infographie) :
- Une relation entre l’organisme assureur et l’entreprise qui se matérialise par le contrat collectif du régime de protection sociale complémentaire.
- Une relation entre l’employeur et les salariés qui se matérialise par l’acte fondateur du régime dans l’entreprise (accord collectif ou décision unilatérale de l’employeur).
- Une relation entre l’organisme assureur et les salariés qui se matérialise par l’affiliation du salarié au régime qui engendre le versement des prestations de protection sociale complémentaire aux salariés.
À lire : Les obligations de l’employeur en matière de protection contre le risque cyber.
1) Modification de la Décision unilatérale de l’employeur ou de l’accord collectif pour intégrer le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas d’activité partielle
Vous avez dû recevoir, en décembre dernier, de la part de votre organisme assureur une « lettre avenant à votre contrat collectif » avec prise d’effet au 1er janvier 2022.
En effet, du fait du recours massif à l’activité partielle durant la crise sanitaire, une loi du 17 juin 2020 a prévu le maintien des garanties de prévoyance et de santé en cas de placement en activité partielle. Ce maintien obligatoire ne concerne pas les garanties de retraite.
Cette mesure devait être temporaire et prendre fin le 30 juin 2021. Mais l’instruction du 17 juin 2021 est venue pérenniser ces mesures relatives au maintien des garanties.
À FAIRE : Il est donc nécessaire d’actualiser le régime de protection sociale complémentaire de ces nouvelles modalités au sein de votre entreprise.
La mise à jour du contrat collectif de protection sociale complémentaire s’est faite par le biais de la lettre avenant adressée par votre organisme assureur au plus tard le 31 décembre 2021.
La mise en conformité doit dorénavant s’effectuer s’agissant de la relation entre vous employeur, et vos salariés :
- Au plus tard le (Mise à jour de l’article) 30 juin 2022 31 Décembre 2022 si l’acte fondateur du régime de protection sociale complémentaire est une Décision Unilatérale de l’Employeur.
- Au plus tard le 31 décembre 2024 si l’acte fondateur est un accord collectif.
Dans le cas de mise en place du régime par décision unilatérale de l’employeur :
- Dans un premier temps dénoncer la décision unilatérale en respectant le formalisme et les délais de la dénonciation d’usage.
- et dans un second temps mettre en place la nouvelle décision unilatérale.
La mise en conformité se traduit par l’ajout, dans la nouvelle décision unilatérale, d’une mention précisant le sort des garanties de protection sociale complémentaire en cas de suspension du contrat de travail. À titre d’exemple, il peut s’agir de la mention suivante :
« Conformément à l’instruction interministérielle n° DSS/3C/5B/2021/127 du 17 juin 2021, en cas de de suspension du contrat de travail donnant lieu au maintien total ou partiel du salaire ou au versement d’indemnités journalières complémentaires financées au moins en partie par l’employeur ou par un tiers agissant pour son compte, les garanties de prévoyance, de santé et de retraite sont maintenues.
En cas de suspension du contrat de travail donnant lieu au versement par l’employeur d’un revenu de remplacement (ce cas vise le placement en activité partielle classique ou de longue durée), les garanties de prévoyance et de santé sont maintenues ».
À noter, cette obligation de maintien ne s’applique pas :
- Aux garanties de retraite supplémentaire.
- Aux cas de suspension du contrat de travail sans rémunération, ni indemnisation. Le régime de protection sociale complémentaire peut cependant le prévoir, sans risque de remise en cause des exonérations sociales.
À découvrir : L’activité partielle pour garde d’enfant.
2) Modification de la Décision unilatérale de l’employeur ou de l’accord collectif en conséquence de l’unification des régimes de retraite complémentaire
Les régimes AGIRC/ARRCO de retraite complémentaire ont fusionné. Cela s’est traduit juridiquement notamment par le remplacement de la Convention collective nationale de retraite et de prévoyance des cadres du 14 mars 1947 au profit de l’accord national interprofessionnel du 17 novembre 2017 entré en vigueur le 1er janvier 2019.
Or, beaucoup de décisions unilatérales et accords collectifs mettant en place les régimes de protection sociale complémentaire font référence aux catégories objectives définies par la Convention collective de 1947. Sont concernées :
- La catégorie objective « cadres et des non cadres ».
- La catégorie objective « rémunération ».
Les références aux définitions des catégories objectives découlant de la Convention collective de 1947 sont donc obsolètes.
Ainsi, les décisions unilatérales ou accord collectifs y faisant référence doivent être mis en conformité au plus tard le 31 décembre 2024.
Cette mise en conformité devra s’effectuer dans les mêmes conditions que celle relatives au maintien des garanties visée en 1) de la présente communication.
Il peut donc se révéler pertinent de ne procéder qu’à une seule et même procédure de mise en conformité pour le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas d’activité partielle et pour l’actualisation des définitions de catégories objectives.
À connaitre : Le montant du SMIC 2022.
Régime de protection sociale complémentaire : Les risques en cas d’absence de mise en conformité
L’absence de mise en conformité de la décision unilatérale ou de l’accord collectif instituant le régime de protection sociale complémentaire, dans les délais prévus remettra automatiquement en cause le caractère collectif et obligatoire du régime et donc les exonérations de cotisations au financement patronal qui y sont attachées.
L’absence de mise en conformité génèrera donc un risque important de redressement URSSAF en cas de contrôle.
À lire : Contrôle URSSAF, transaction avec l’URSSAF, le modèle de protocole transactionnel est publié.
Se mettre en conformité vis à vis des régimes de protection sociale complémentaire
Afin de vous mettre en conformité vis à vis des régimes de protection sociale complémentaire, vous devez :
- Informer vos salariés de ces évolutions
- Si votre régime de protection sociale complémentaire est mis en place par décision unilatérale de l’employeur, procéder à la dénonciation de la décision unilatérale actuellement en vigueur et à la mise en place de la nouvelle décision unilatérale :
- Au plus tard le (Mise à jour de l’article) 30 juin 2022 31 Décembre 2022 concernant le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas d’activité partielle.
- Au plus tard le 31 décembre 2024 concernant l’actualisation des catégories objectives.
- Attention, la procédure de dénonciation étant longue (plus de 3 mois), il est nécessaire d’initier les démarches dès à présent.
- Si votre régime de protection sociale est mis en place par accord collectif, l’accord collectif doit être révisé au plus tard le 31 décembre 2024 concernant le maintien des garanties de protection sociale complémentaire en cas d’activité partielle et concernant l’actualisation des catégories objectives.
Axens peut vous accompagner dans la procédure juridique de dénonciation de la décision unilatérale. Concernant la rédaction de la nouvelle décision unilatérale, l’organisme assureur est compétent pour fournir des modèles et vous accompagner dans sa mise en place. En effet, l’organisme assureur est responsable du contrat de protection sociale complémentaire : de sa souscription mais également de la gestion et du suivi.
Les juristes en droit social se tiennent à votre disposition pour vous conseiller et vous accompagner dans vos démarches. N’hésitez pas à nous contacter.
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