Attention, cette actualité date de 2021 et risque donc d’être obsolète. Nous vous invitons donc à consulter notre récent dossier sur les congés payés en cliquant sur le lien précédent.
Habituellement à cette période de l’année, la réservation des vacances d’été est l’un des sujets phares de la pause-café entre salariés : plutôt camping dans le sud de la France, road trip en Italie ou découverte de l’ouest américain ? Mais du fait de la crise sanitaire, l’organisation de projets plusieurs mois en amont n’est plus à l’ordre du jour, tout comme les pauses conviviales entres collègues d’ailleurs.
Congés payés 2021 : Des règles et délais à respecter
Les règles et délais en matière de congés payés découlant du Code du travail résistent à la crise sanitaire et doivent être respectées par les employeurs en 2021. Quelques dérogations temporaires liées à cette période exceptionnelle ont cependant été instaurées et peuvent être mises en place au sein des entreprises.
Pour les entreprises n’étant pas régies par un accord collectif dérogatoire, la période de prise des congés payés débute le 1er mai, et doit faire l’objet d’une information aux salariés dès le 1er mars.
Les employeurs doivent donc donner priorité à la question des congés payés 2021.
À connaitre : Le nombre de jours travaillés en 2021.
Le droit aux congés payés des salariés : une garantie à assurer par l’employeur
Chaque salarié bénéficie automatiquement d’un droit à congés payés, et ce, quelles que soient les caractéristiques de son contrat de travail (contrat de travail à durée déterminée ou à durée indéterminée, contrat de travail à temps complet ou à temps partiel). Ainsi, la première heure travaillée par un salarié fait naitre son droit à l’acquisition de congés payés.
L’organisation des congés payés relève du pouvoir de direction de l’employeur qui a l’obligation de tout mettre en œuvre pour que ses salariés puissent bénéficier de leur congé annuel. En cas de contestation, il lui appartiendra de rapporter la preuve selon laquelle il a rempli toutes ces obligations en la matière. Si ce n’est pas le cas, il engage sa responsabilité civile et s’expose à des sanctions pénales.
Il est important de rappeler que les congés payés ont été instaurés dans le but d’assurer la santé des salariés, en leur permettant de se reposer. Le respect du droit à congés payés des salariés est l’une des composantes de l’obligation générale de l’employeur d’assurer la sécurité et la santé physique et mentale de ses salariés. L’employeur pourrait notamment être exposé à la reconnaissance de sa faute inexcusable, en cas d’accident de travail d’un salarié n’ayant pas pu prendre l’ensemble de ses jours de congés payés.
Le droit à congés payés se traduit par la prise effective de congés payés par le salarié. Ainsi, celle-ci ne peut être remplacée par le versement d’une indemnité compensatrice.
À connaitre également : Les jours fériés 2021.
L’acquisition des congés payés
La durée du congé annuel
Le Code du travail prévoit que chaque salarié acquiert 2,5 jours ouvrables de congés payés par mois de travail effectif chez le même employeur, soit 30 jours ouvrables pour une année complète de travail. Cette règle s’applique également pour les salariés à temps partiel. Leur durée du travail n’a pas pour effet de réduire proportionnellement le nombre de congés payés qu’ils acquièrent.
Des dispositions conventionnelles peuvent prévoir une durée de congé plus longue que celle prévue par la loi.
Le calcul du nombre de congés payés peut également être décompté en jours ouvrés. Le salarié acquerra dans ce cas 2,08 jours de congés payés par mois, soit 25 jours ouvrés chaque année. Il est à préciser que ce décompte en jours ouvrés doit être transparent pour le salarié, dans le sens où il ne doit pas avoir pour effet de réduire son droit à congé.
La période de référence des congés payés
La période de référence correspond à la période pendant laquelle le salarié acquiert des droits à congés payés, qu’il pourra utiliser au cours d’une autre période. La période de référence et la période de prise des congés payés sont des notions différentes, à ne pas confondre.
Un accord d’entreprise ou d’établissement, ou à défaut, une convention ou un accord de branche peut fixer le début de la période de référence pour l’acquisition des congés payés. Il peut ainsi découler de la négociation collective que la période de référence concorde avec l’année civile, soit du 1er janvier au 31 décembre.
À défaut de stipulations conventionnelles, la période de référence est fixée du 1er juin N-1 au 31 mai N.
Les employeurs tenus de s’affilier à une caisse de congés payés, tels que ceux relevant du secteur du B.T.P., se voient appliquer une période de référence différente, comprise entre le 1er avril N-1 et le 31 mars N.
Lorsqu’un salarié est embauché alors que la période d’acquisition des congés payés est déjà entamée, sa première période de référence débute à sa date d’entrée dans les effectifs. La logique est la même pour un salarié quittant les effectifs pendant la période de référence. La période de référence prendra fin à sa date de sortie des effectifs de l’entreprise.
La fin de la période de référence marque aussi la date à laquelle les congés payés acquis au cours de la période de référence antérieure doivent être soldés. Ainsi, le 31 mai 2021, les congés payés acquis pendant la période de référence du 1er juin 2019 au 31 mai 2020 devront être soldés.
La prise des congés payés
La fixation de la période de prise des congés payés
Depuis la loi Travail du 8 août 2016, l’accord d’entreprise est prioritaire pour déterminer la période de prise des congés payés. À défaut, il faut se référer à la convention ou l’accord de branche. En l’absence de dispositions conventionnelles, il appartient à l’employeur de fixer la période de prise des congés payés, après avis du Comité Social et Economie (CSE).
L’employeur peut tout à fait décider que la période de prise des congés payés s’étend sur toute l’année civile.
Dans le secteur du BTP, la période de prise des congés s’étend du 1er mai N au 30 avril N+1.
La période de prise des congés payés doit obligatoirement englober la période légale du 1er mai au 31 octobre, appelée « période légale ». Il s’agit d’une règle d’ordre public à laquelle il ne peut être dérogé par accord.
La période de prise des congés doit être portée à la connaissance des salariés au moins 2 mois avant son ouverture. L’information peut s’opérer par voie d’affichage.
Si la période de prise des congés retenue est la période légale, l’employeur doit par exemple informer ses salariés au plus tard le 1er mars 2021 que l’ouverture de la période de prise des congés interviendra le 1er mai.
Les salariés pourront donc solder, à compter du 1er mai 2021, les congés acquis entre le 1er juin 2020 et le 31 mai 2021. Pour rappel, les salariés récemment entrés dans l’entreprise ne sont plus tenus d’attendre, depuis l’entrée en vigueur de la loi Travail, l’ouverture des droits au congé, c’est-à-dire la fin de la période de référence. Ils peuvent prendre les congés qu’ils ont acquis, dès leur embauche, à condition que la période de prise des congés soit ouverte.
Ainsi, un salarié entré dans les effectifs le 1er juillet 2021, pourra poser 2,5 jours de congés payés au mois d’août 2021.
Les règles de fractionnement des congés payés
Le congé annuel doit à minima être pris en deux fois :
- Un congé principal, continu ou non, pris pendant la période légale du 1er mai au 31 octobre, d’une durée minimale de 2 semaines en continu (12 jours ouvrables) et d’au maximum 4 semaines (24 jours ouvrables).
Le congé principal de 4 semaines ne peut être fractionné par l’employeur qu’avec l’accord du salarié. - Le reste du congé principal, c’est-à-dire la 5ème semaine, prise en dehors de cette période. Aucune règle n’est fixée pour la prise de cette semaine. L’employeur peut donc l’imposer à ses salariés quand il le souhaite, à la seule condition qu’elle ne soit pas accolée au congé principal.
Il existe cependant des dérogations permettant d’accoler la 5ème semaine au congé principal (contraintes géographiques, contraintes liées à la présence au foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé, ou d’une personne âge en perte d’autonomie).
Si le salarié prend moins de 24 jours ouvrables durant la période du 1er mai au 31 octobre, mais au minimum 12 jours ouvrables, il bénéficie de congés supplémentaires : les « jours de fractionnement » alloués dans les conditions suivantes :
- Un jour de fractionnement si 3 à 5 jours du congé principal n’ont pas été pris à la date du 31 octobre.
- 2 jours de fractionnement si le reliquat de congés non pris au 31 octobre est compris entre 6 et 12 jours.
Le fractionnement de la 5ème semaine étant obligatoire, il ne donne lieu à l’attribution d’aucun jour de fractionnement.
Le salarié peut renoncer aux jours de fractionnement par écrit.
Congés pris par roulement : la fixation de l’ordre de départ des salariés en congés
Selon la croyance commune, le salarié est à l’origine du choix de ses dates de congés payés. Or, il appartient à l’employeur de les fixer, dans le cadre de son pouvoir de direction, même si en pratique, les employeurs prennent en compte les souhaits de leurs salariés.
L’employeur peut décider d’une fermeture de l’entreprise. Si ce n’est pas le cas, les salariés ne prennent pas leurs congés en même temps et le déroulement des congés s’effectue donc par roulements.
Si l’ordre du départ en congés n’est pas prévu par accord collectif, il est fixé par l’employeur après avis du CSE. La décision est encadrée, car il doit être tenu compte de différents critères :
- La situation de famille des bénéficiaires (présence d’enfants scolarisés à charge, possibilités de congés du conjoint, présence au sein du foyer d’un enfant ou d’un adulte handicapé ou d’une personne âgée en perte d’autonomie).
- L’ancienneté du salarié dans l’entreprise.
- L’activité éventuelle du salarié chez d’autres employeurs.
Les salariés pacsés ou mariés travaillant au sein de la même entreprise ont droit à un congé simultané. L’employeur ne peut pas s’y opposer en invoquant des considérations de nécessités de l’entreprise.
Une fois l’ordre des départs fixés, il est communiqué à chaque salarié par tous moyens, en respectant un délai de prévenance minimum d’un mois. L’information peut être remplacée par une annonce sur l’intranet de l’entreprise, uniquement si chacun des salariés a accès à un ordinateur.
L’ordre de départ en congés qui a été fixé par l’employeur ne peut être modifié que dans le délai fixé par accord collectif. En l’absence d’accord, la modification par l’employeur ne peut intervenir moins d’un mois avant la date prévue du départ, sauf circonstances exceptionnelles, telles que le décès d’un salarié obligeant son collègue à le remplacer à son poste ou des commandes imprévues de nature à sauver l’entreprise et des emplois.
Congés payés : Le cas de la fermeture de l’entreprise
Les congés payés peuvent être organisés par roulement entre les salariés. Mais l’employeur peut également décider de fermer l’entreprise, entrainant la prise de congés simultanée des salariés.
Le choix de fermeture de l’entreprise relève du pouvoir de direction de l’employeur. Il n’a pas de justification à apporter.
Les règles en matière de congé payés imposant une durée maximale de 24 jours ouvrables pour le congé principal, la durée de la fermeture de l’entreprise ne peut être supérieure. Les règles de fractionnement des congés payés s’appliquent aussi en cas de fermeture de l’entreprise. Mais lorsque le fractionnement du congé principal est consécutif à la fermeture de l’entreprise, l’accord du salarié n’est pas nécessaire.
La fermeture de l’entreprise est une question intéressant la marche générale de l’entreprise, impliquant donc la nécessité de consulter le CSE.
L’employeur qui décide d’une fermeture de l’entreprise a l’obligation d’en informer ses salariés dans un « délai suffisant ». Nous conseillons de respecter un délai minimum de 2 mois, qui correspond au délai minimum d’information des salariés de l’ouverture de la période de prise des congés payés.
Si l’employeur a décidé de la fermeture de l’entreprise et que l’ensemble des conditions ont été satisfaites, les salariés doivent prendre leurs congés payés dans la période déterminée.
Il est possible que certains des salariés, récemment embauchés dans l’entreprise, n’aient pas acquis assez de congés payés pour couvrir toute la durée de la fermeture. L’employeur peut leur proposer de poser des congés payés par anticipation, mais ne peut en aucun cas leur imposer. S’ils ne le souhaitent pas, ou qu’ils n’ont pas acquis suffisamment de congés payés, les salariés devront poser des congés sans solde. L’employeur peut également les informer de leur éventuelle possibilité de prétendre à une aide financière pour congés non payés, versée par Pôle Emploi. L’éligibilité est à vérifier directement avec l’organisme.
Les règles de report des congés non pris
Par principe, les jours de congés qui n’ont pas été soldés au terme de la période de référence sont perdus. Ainsi, les congés payés acquis pendant la période de référence du 1er juin 2019 au 31 mai 2020 devront être pris au plus tard le 31 mai 2021. Si ce n’est pas le cas, ils seront perdus.
Toutefois, si le salarié n’a pas pu prendre tous ces congés du fait de l’employeur, ces congés non pris devront être indemnisés.
Le report des congés payés non pris par le salarié est possible dans deux cas :
- Accord entre les parties.
- Accord collectif prévoyant le report des jours de congés : le report pourra dans ce cas être effectué jusqu’au 31 décembre de l’année suivant celle pendant laquelle la prise de prise de ces congés a débuté.
Congés payés et Covid : des règles dérogatoires mobilisables en matière de prise des congés payés
Congés payés et Covid-19
Pour faire face à l’épidémie de Covid-19, une ordonnance du 25 mars 2020, entrée en vigueur le 26 mars 2020, a institué des conditions dérogatoires dans lesquelles l’employeur peut imposer la prise de congés payés.
Ce texte permet à l’employeur d’imposer des congés à ses salariés, dans la limite de 6 jours ouvrables, sous réserve de la conclusion d’un accord collectif. Ces règles devaient initialement prendre fin le 31 décembre 2020, mais ont été prorogées jusqu’au 30 juin 2021.
Ces règles dérogatoires peuvent ainsi potentiellement s’appliquer pendant le début de la période de prise des congés payés légale de 2021 : du 1er mai au 30 juin 2021. Depuis l’entrée en vigueur de l’ordonnance, de nombreux partenaires sociaux ont négocié sur ce thème au niveau de la branche. Les employeurs pourraient être concernés par ces dérogations et saisir l’opportunité de les mobiliser, si la situation de l’entreprise le nécessite.
Le CSE n’a pas à être consulté étant donné que ces règles découlent de la conclusion d’un accord collectif.
À lire : Tenir son assemblée générale pendant la période de Covid-19.
Quels congés peuvent être imposés par l’employeur ?
L’accord collectif peut prévoir qu’il s’agit de l’ensemble des jours de congés payés acquis par un salarié, y compris avant l’ouverture de la période au cours de laquelle ils ont normalement vocation à être pris.
Ainsi, il peut s’agir des reliquats de congés acquis pendant la période du 1er juin 2019 au 31 mai 2020, mais également des congés acquis entre le 1er juin 2020 et le 31 mai 2021.
Dans quel délai les congés payés peuvent-ils être imposés par l’employeur ?
L’employeur doit respecter le délai de prévenance fixé par l’accord collectif. Ce délai ne peut être inférieur à un jour franc.
Les dates congés payés déjà posés par le salarié peuvent-elles être modifiées par l’employeur ?
L’employeur peut également modifier les dates de congés déjà posés par le salarié, dans le délai fixé par accord collectif, qui peut être inférieur à un mois, contrairement à ce qui est prévu par le Code du travail. Ce délai ne doit pas être inférieur à un jour franc.
En l’absence d’accord collectif, l’employeur peut modifier la date de départ en congés du salarié dans un délai inférieur à un mois, uniquement en cas de circonstances exceptionnelles. Un Questions-Réponses du Ministère du travail du 9 mars 2020 précisait que la situation sanitaire constituait une circonstance exceptionnelle.
Il convient toutefois d’être vigilant sur ce point : le juge ne sera pas lié par cette position ministérielle en cas de contentieux. De plus, il était question de la situation sanitaire de mars 2020, qui n’est pas la même un an après, ce qui génère une insécurité juridique à s’armer de cette possibilité de report des congés déjà posés dans le cadre de circonstances exceptionnelles.
À savoir : L’aide Emplois Francs prolongée jusqu’au 31 mars 2021.
Une dérogation en matière de fractionnement des congés payés
Si un accord collectif le prévoit, l’employeur peut fractionner le congé principal de 24 jours, sans avoir besoin de recueillir l’accord du salarié.
Une dérogation concernant les congés des conjoints ou partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise
Par dérogation aux règles fixées par le Code du travail, un accord collectif peut prévoir que l’employeur n’est pas tenu d’accorder un congé simultané à des conjoints ou des partenaires de PACS travaillant dans la même entreprise.
Des accords collectifs ont été conclus dans la branche des services de l’automobile, du sport, du courtage d’assurance, de la métallurgie, etc.
Il convient donc de vérifier les stipulations prévues par l’accord de branche en la matière, même s’il est possible que ces dispositions ne soient plus applicables, l’accord prévoyant une date de fin des mesures à l’issue du premier confinement ou le 31 décembre 2020 par exemple.
Zoom sur l’articulation entre activité partielle et congés payés
De nombreuses sociétés ont encore recours à l’activité partielle à l’heure actuelle. Cette dernière peut même être totale au sein des entreprises toujours soumises à une obligation de fermeture administrative (bars, restaurants, boîtes de nuit, salle de sport…).
Dans cette situation, le salarié ne peut pas exiger le report de congés payés déjà posés, même s’ils coïncident avec la période de fermeture de l’établissement. Le salarié percevra donc l’indemnité de congés payés, dans les mêmes conditions que si l’entreprise n’était pas fermée administrativement.
À connaitre : Activité partielle, nouvelles obligations pour les entreprises de plus de 50 salariés.
Lorsqu’il réalise sa demande d’indemnisation au titre de l’activité partielle, l’employeur ne peut demander le remboursement pour les périodes de congés payés. La demande d’indemnisation pourrait être qualifiée de frauduleuse. Seules certaines entreprises peuvent bénéficier d’une aide exceptionnelle de prise en charge de congés payés, sous réserve du respect de conditions cumulatives strictes. Pour plus d’informations, consultez la page suivante : Covid-19 aide de l’Etat congés payés.
Enfin, il ne faut pas oublier qu’un salarié placé en activité partielle continue d’acquérir des congés payés. Les employeurs doivent donc être vigilants et faire le point régulièrement sur les compteurs de congés payés de leurs salariés, notamment pour les solder avant le 31 mai 2021. A défaut, ils pourraient se retrouver en difficultés si les salariés soldent tous simultanément leurs congés payés lorsque l’activité reprendra alors que l’entreprise aura besoin de tout l’effectif sur le pont… À lire : Pensez à solder les congés des salariés.
La question des congés payés est un sujet de Ressources Humaines incontournable, encadré par de nombreuses règles qu’il convient de scrupuleusement respecter, surtout en termes de délais. L’ouverture de la période de prises des congés ainsi que la date à laquelle les congés payés doivent être soldés étant imminentes, l’employeur doit se saisir de la question en amont, pour organiser au mieux la prise congés payés en tenant compte des nécessités de son entreprise.
Depuis la loi Travail, pour de nombreux point, la négociation collective est la règle. Ainsi, le Code du travail ne s’appliquera que par défaut. L’employeur doit donc avoir le réflexe de vérifier sa Convention collective, car ce sont les dispositions conventionnelles qui s’appliquent en priorité.
Le CSE doit être associé à de nombreuses décisions en matière de congés payés. L’employeur qui passe outre sa consultation, ou qui n’a pas organisé les élections du CSE alors qu’il en a l’obligation, s’expose aux sanctions attachées au délit d’entrave.
À lire : La mise en place du CSE.
Source de l’article sur la prise des congés payés 2021 : Juristes en droit social Axens / Editions Législatives / Tissot / Village Justice / Service Public.
