Actualité mise à jour le 23/05/2023.
Depuis 2014, l’employeur a l’obligation de tenir un entretien professionnel avec chacun de ses salariés tous les 2 ans et un état des lieux récapitulatif tous les 6 ans.
Employeurs, revenons sur les obligations mises à votre charge et sur les sanctions encourues !
Entretien professionnel : Vos obligations
L’entretien professionnel des salariés est une obligation pour l’employeur
L’employeur a l’obligation de faire passer tous les 2 ans un entretien professionnel à chacun de ses salariés, et ce quel que soit l’effectif de son entreprise. Cet entretien porte sur les perspectives d’évolution professionnelle pouvant s’offrir au salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi.
Cet entretien ne doit pas être confondu avec l’entretien d’évaluation, dont la tenue n’est pas rendue obligatoire par la Loi.
Un accord de branche ou d’entreprise peut prévoir une périodicité différente.
À noter : Un entretien professionnel doit également être organisé après certaines absences du salarié, telles qu’après un congé maternité, un congé parental d’éducation (à temps plein ou à temps partiel), un congé sabbatique, un arrêt maladie de longue durée, etc…
Entretien professionnel : Etat des lieux récapitulatif (tous les 6 ans)
À l’échéance de la période de 6 ans, l’entretien professionnel prendra la forme d’un « état des lieux récapitulatif » du parcours professionnel du salarié.
Cet état des lieux permettra de vérifier que durant la période de 6 ans, le salarié a effectivement :
- Suivi au moins une action de formation.
- Acquis des éléments de certification par la formation ou par une validation des acquis de l’expérience.
- Bénéficié d’une progression salariale ou professionnelle.
La première échéance des 6 années était prévue pour le premier trimestre de l’année 2020. Mais compte tenu de la situation sanitaire liée à la pandémie de Covid-19, les entretiens qui devaient initialement avoir lieu en 2020 et au premier semestre de l’année 2021 avaient, par dérogation, pu être réalisés jusqu’au 30 juin 2021. L’administration avait même admis, par tolérance, qu’ils puissent être tenus jusqu’au 30 septembre 2021.
À lire : La période de professionnalisation Pro A.
Entretien professionnel : Quelles sanctions risquez-vous si rien n’est fait ?
Une sanction financière
Le législateur a prévu une sanction financière très dissuasive pour les entreprises récalcitrantes dont l’effectif atteint au moins 50 salariés.
En effet, ces entreprises devront abonder, à hauteur de 3 000€, le compte personnel de formation (C.P.F.) des salariés concernés par le manquement de l’entreprise. On parle dans ce cas d’abondement sanction. En pratique, la somme est versée par l’employeur à la Caisse des dépôts et consignations. En plus du versement de la somme, l’employeur doit renseigner les informations nécessaires à l’abondement (le montant, le nom et les informations permettant l’identification du ou des salariés concernés).
Dans quels cas l’employeur est-il considéré comme défaillant et donc redevable de cet abondement sanction vis-à-vis de l’entretien professionnel ?
Initialement, selon les dispositions de la Loi du 5 mars 2014 instaurant le dispositif de l’entretien professionnel, l’abondement sanction s’appliquait dans le cas où un salarié n’avait pas, durant la période de 6 ans, bénéficié des entretiens biennaux ET d’au moins 2 mesures sur 3 parmi l’action de formation, la progression salariale ou professionnelle ou l’acquisition des éléments de certification.
La Loi Avenir Professionnel du 5 septembre 2018 a modifié la donne. Il appartient désormais à l’employeur d’abonder le CPF de son salarié à l’issue de la période de 6 ans, si le salarié n’a pu bénéficier des entretiens professionnels tous les 2 ans ET d’au moins une action de formation dite non obligatoire.
À noter : Si un salarié bénéficie d’une formation qui ressort d’une obligation légale, réglementaire ou internationale rendue nécessaire pour l’exécution d’une fonction, c’est ce que l’on appelle une formation obligatoire. Celle-ci ne permet donc pas de remplir la condition requise évoquée ci-avant.
Exemple : Une entreprise de transports routiers souhaite diversifier son activité en transportant des marchandises avec des véhicules de 30 à 44 tonnes. Elle propose donc à certains de ses salariés de passer leur permis de conduire super lourds (permis CE).
L’obtention de ce permis super lourds est rendue obligatoire par la réglementation française. Sans ce permis, il est interdit de transporter de tels chargements.
Cette formation étant obligatoire, l’employeur ne peut pas considérer que celle-ci lui permet de remplir ses obligations en matière d’entretien professionnel.
Délais de versement de l’abondement sanction
L’employeur défaillant doit verser l’abondement à la Caisse des dépôts et consignations au plus tard le dernier jour du trimestre civil suivant la date de l’entretien professionnel « état des lieux ».
Exemple : L’employeur organise l’état des lieux le 15 juin 2023. Il a donc jusqu’au 30 septembre 2023 pour verser l’abondement et communiquer les informations à la Caisse des dépôts et consignations.
Du fait de la pandémie, la sanction d’abondement du CPF n’était pas applicable pendant la période du 12 mars 2020 au 30 septembre 2021. Concernant les entretiens « état des lieux » qui avaient pour échéance l’année 2020 ou 2021, le versement de l’abondement devait être réalisé au plus tard le 31 mars 2022.
L’employeur qui ne procède pas au versement de l’abondement sanction se voit mettre en demeure par les agents de la DREETS. Sans mise en conformité, L’employeur est redevable, auprès du Trésor Public, du montant de l’insuffisance constatée majoré de 100%.
À lire : Pensez à solder les congés de vos salariés.
Les autres sanctions liées à l’absence d’entretien professionnel
Si l’abondement sanction ne concerne que les entreprises d’au moins 50 salariés, toutes les entreprises défaillantes en matière d’entretien professionnel sont susceptibles d’être inquiétées.
En effet, toutes les entreprises, quel que soit leur effectif, sont concernées par la tenue des entretiens professionnels et des mesures de formation associées.
De manière générale, l’employeur a l’obligation de former ses salariés tout au long de la relation contractuelle. Il doit assurer l’adaptation des salariés à leur poste de travail, veiller au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations.
Le salarié n’ayant pu bénéficier des entretiens professionnels biennaux ni de l’état récapitulatif au terme de la période de 6 ans, ni même du suivi de formations, peut, s’il démontre qu’il a subi un préjudice, obtenir des dommages et intérêts.
De la même façon, si d’autres salariés de l’entreprise ont quant à eux pu bénéficier des entretiens professionnels, le salarié privé de ce droit pourrait également invoquer une discrimination ainsi qu’un défaut d’évolution professionnelle dans l’entreprise.
Ainsi, peu importe l’effectif de votre Société, ne pas respecter la législation relative aux entretiens professionnel et à l’obligation de formation vous fait encourir des risques importants.
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