La tenue consciencieuse et assidue du registre unique du personnel permet non seulement à l’employeur de satisfaire à son obligation légale, mais représente également un outil de gestion des ressources humaines.
Le registre unique du personnel, c’est quoi ?
Le registre unique du personnel contient un certain nombre de mentions permettant d’identifier les salariés de l’entreprise, de retranscrire leurs entrées et sorties.
Il doit être tenu à la disposition des représentants du personnel et des agents chargés de veiller à l’application du Code du travail et du Code de la sécurité sociale. Le registre du personnel est en général le premier élément demandé par l’inspecteur du travail lors d’un contrôle et doit lui être présenté instantanément.
En cas de contentieux lié à l’obligation de reclassement de l’employeur dans le cadre d’un licenciement économique ou d’un licenciement pour inaptitude, le registre unique du personnel est systématiquement demandé par l’avocat du salarié.
Le registre unique du personnel : une obligation légale
Dès lors que l’employeur embauche son premier salarié, il a l’obligation de tenir un registre unique du personnel.
En cas de pluralité d’établissements distincts, il doit être tenu au niveau de l’établissement et non de l’entreprise.
Registre format papier ou format numérique ?
Le registre unique du personnel doit répondre à des exigences de forme bien particulières :
- Les mentions obligatoires doivent être inscrites de façon indélébile dès le moment de l’embauche. Ainsi, les mentions relatives aux événements postérieurs à l’embauche sont ajoutées au fur et à mesure de leur survenance et ne doivent pas venir se substituer aux mentions initiales.
- Le registre unique du personnel doit être infalsifiable.
La forme choisie par l’employeur pour la tenue du registre doit obligatoirement aboutir au respect de ces garanties.
Le format papier
L’employeur peut tenir son registre sous format papier. Il existe dans le commerce des modèles sous forme de livrets ou de carnets, à remplir à la main. L’employeur doit utiliser un stylo dont l’encre ne peut pas être effacée.
Pour que le registre du personnel version papier soit considéré comme infalsifiable, il est important qu’il soit constitué de pages reliées et numérotées que personne ne peut arracher.
Le format numérique
L’employeur a la possibilité de dématérialiser le registre unique du personnel sous réserve de respecter les conditions prévues par la loi. L’employeur doit obligatoirement consulter les représentants du personnel pour passer au format numérique. Il doit ensuite adresser à l’inspecteur du travail l’avis des représentants résultant de cette consultation.
Il est également nécessaire que le format numérique respecte des garanties de contrôle équivalentes à celles du registre sous format papier. Pour prouver que les mentions du registre sont indélébiles, on peut par exemple imaginer conserver chaque version numérique modifiée du registre.
Pour garantir le fait qu’il soit infalsifiable, il peut être prévu que le document informatique ne puisse être modifié que par une seule personne, en le protégeant par un mot de passe par exemple.
Que doit contenir le registre unique du personnel ?
Tout d’abord, le registre unique du personnel doit contenir des mentions obligatoires communes à tous les salariés (salariés en CDI, en CDD, apprentis, travailleurs temporaires, salariés sous contrats aidés…) :
- Noms et prénoms
- Nationalité
- Date de naissance
- Sexe
- Emploi occupé
- Qualification
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement
- Dates d’autorisation d’embauche ou de licenciement, ou à défaut, dates de demande d’autorisation lorsqu’une autorisation est requise
Il y a ensuite des mentions supplémentaires pour certains salariés :
- Travailleurs étrangers dont la possession d’un titre autorisant l’exercice d’une activité salariée est obligatoire : le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
- Travailleurs en CDD : la mention « contrat à durée déterminée ».
- Travailleurs temporaires : la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire.
- Travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs : la mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » ainsi que la dénomination et l’adresse de celui-ci.
- Salariés à temps partiel : la mention « salarié à temps partiel ».
- Jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation : la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
En cas de mutation, le registre unique du personnel doit comporter mention des transferts de personnel par mutation dans un autre établissement de la même entreprise.
L’entreprise qui accueille des salariés détachés par un prestataire de services établi à l’étranger doit annexer les déclarations de détachement au registre unique du personnel.
L’entreprise qui accueille des travailleurs étrangers doit également tenir à la disposition des contrôleurs, sur chaque lieu de travail n’ayant pas un caractère de stabilité, les copies des titres de travail des étrangers. Ainsi, l’inspecteur du travail qui se rend sur un chantier sur lequel travaillent des salariés étrangers peut demander à se voir communiquer immédiatement leurs autorisations de travail. L’employeur doit en effet veiller à ce qu’elles se trouvent systématiquement à l’endroit où les salariés sont occupés à travailler.
Les stagiaires et les personnes volontaires en service civique doivent être inscrits par ordre d’arrivée dans l’entreprise, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
À lire : Recruter un stagiaire en entreprise.
Que faire en cas de changement de la situation du salarié ?
Les modifications à effectuer dans le registre unique du personnel
Les mentions relatives aux événements postérieurs à l’embauche sont ajoutées au fur et à mesure de la survenance de ceux-ci.
- Les modifications survenues dans la nature du lien de travail qui conduisent à un changement de statut du salarié dans l’entreprise et qui sont créatrices de droit pour lui doivent faire l’objet de mentions rectificatives. Exemple : embauche en CDI d’un travailleur antérieurement mis à disposition par une entreprise de travail temporaire.
- Les modifications qui conduisent à la transformation, voire à la suppression d’une obligation de l’employeur doivent aussi faire l’objet de mentions rectificatives. Exemple : acquisition de la nationalité française par un travailleur de nationalité étrangère assujetti à une autorisation de travail.
- L’administration estime que l’employeur n’a pas l’obligation de porter des rectifications sur le registre concernant le changement d’emploi ou de qualification. Toutefois, la Cour de cassation n’a pas la même interprétation puisqu’elle estime que ces changements au cours de l’exécution du contrat doivent faire l’objet d’une mise à jour du registre du personnel au moment où ils surviennent. Il est donc conseillé de modifier le registre en ce sens.
En pratique, une colonne spécifique peut être réservée aux modifications post embauche. Les modifications ne doivent pas se substituer aux mentions initiales puisque toutes les inscriptions doivent obligatoirement être renseignées dans le registre unique du personnel de façon indélébile. Pour une question de transparence et de précision, il est important de dater les modifications.
Cas concret
Un salarié a été embauché dans une entreprise pour un CDD de 6 mois (du 1er février 2019 au 31 juillet 2019). Il est de nationalité indienne et avait donc dû fournir à l’employeur son autorisation de travail lui permettant de travailler en France.
L’employeur a donc l’obligation, dans le registre du personnel, de mentionner le type et le numéro du titre de séjour valant autorisation de travail. Ces mentions peuvent par exemple être renseignées dans la case « nationalité » :
Nationalité indienne. Carte de séjour temporaire « salariée » autorisant le travail en France, valable du 1er décembre 2018 au 30 novembre 2019, n° 0000000000.
Le 6 mai 2019, le salarié informe l’employeur qu’il a obtenu ce jour la nationalité française, il lui adresse à ce titre sa carte d’identité. Cette modification de la situation du salarié doit se matérialiser par une mise à jour du registre unique du personnel.
Ainsi, la colonne par exemple nommée « modifications postérieures à l’embauche » doit être renseignée. On aura par exemple :
Mise à jour 06/05/2019 : obtention de la nationalité française.
Combien de temps les mentions du registre unique du personnel doivent-elles être conservées ?
Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement.
L’obligation porte sur les mentions à inscrire sur le registre et non sur le registre lui-même. Elles peuvent ainsi être reportées sur un nouveau registre, à condition que le délai de conservation de 5 ans après le départ du salarié soit respecté.
À lire : Les formalités obligatoires liées à l’embauche d’un salarié.
