Quelles sont les formalités liées à l’embauche de salariés ?

Article mis à jour le 04/06/2024. 

L’embauche d’un salarié donne lieu à une série de formalités obligatoires, et ce, peu importe la nature, la durée et les caractéristiques du contrat de travail. En cas de non-respect des formalités liées à l’embauche, l’employeur s’expose à des sanctions pénales et des contentieux prud’homaux.

Voici les bonnes pratiques à adopter en 5 étapes !

 

Formalités liées à l’embauche : La déclaration préalable à l’embauche, DPAE

Au niveau des formalités liées à l’embauche, l’employeur a l’obligation d’effectuer la DPAE auprès des organismes de protection sociale (URSSAF ou MSA) pour toute embauche d’un salarié relevant du régime général de la Sécurité sociale. Les stagiaires et les adhérents au Titre Emploi Service Entreprise (T.E.S.E.) ne sont, quant à eux, pas concernés par la DPAE.

En cas de contrats successifs sans interruption chez le même employeur, la réalisation d’une nouvelle DPAE ne s’impose pas. C’est alors l’obligation déclarative lors de l’embauche qui fera l’objet, en cas de contrôle, d’une vérification.

La DPAE permet d’accomplir les déclarations et demandes suivantes :

• L’immatriculation de l’employeur au régime général de sécurité sociale.
• L’immatriculation du salarié à la CPAM.
• L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance-chômage.
• La demande d’adhésion à un service de santé au travail.
• La demande de la visite d’information et de prévention.

Important : La DPAE doit être adressée avant que n’intervienne l’embauche et au plus tôt dans les 8 jours précédant la date prévisible de l’embauche, à l’URSSAF dans le ressort territorial duquel est situé l’établissement qui emploie le salarié. Lors de l’embauche, l’employeur doit remettre une copie de la DPAE ou de l’accusé réception adressé par l’URSSAF. Cette obligation de remise est considérée satisfaite dès lors que le salarié dispose d’un contrat de travail écrit mentionnant l’organisme destinataire de la déclaration.

 

La visite médicale d’embauche remplacée par la visite d’information et de prévention

Le régime de la visite médicale d’embauche a été amendé. Depuis le 1er janvier 2017, l’employeur doit organiser une « visite d’information et de prévention » pouvant être réalisée par le médecin du travail ou par un membre de l’équipe pluridisciplinaire (un infirmer par exemple).

Parmi les formalités d’embauche, la visite médicale d’embauche est obligatoire, peu important le type et la durée du contrat. La visite doit par principe être organisée dans les 3 mois suivant la prise effective de poste. Cependant, des exceptions sont à noter : la visite doit avoir lieu dans les 2 mois suivant l’embauche pour les apprentis, et doit avoir lieu avant la prise de poste notamment pour les travailleurs de nuits et les mineurs.

L’examen médical d’aptitude à l’embauche demeure obligatoire pour les salariés affectés à des postes à risques.

 

 

L’affiliation auprès de différents organismes

Dès lors que l’employeur embauche un salarié, il doit l’affilier à l’institution de retraite complémentaire dont relève l’entreprise, quels que soient sa fonction, son niveau hiérarchique… Cette formalité liée à l’embauche et affiliation s’effectue auprès d’une caisse AGIRC-ARCCO. Les deux régimes ayant fusionné au 1er janvier 2019, il n’y a plus de distinction d’affiliation fondée sur les statuts cadres et non cadres.

Tout employeur du secteur privé a l’obligation de souscrire un contrat de complémentaire santé collective pour ses salariés. Le jour de l’embauche d’un salarié, l’employeur est tenu de remettre au salarié :

• Un exemplaire de l’acte fondateur de la mutuelle d’entreprise (accord d’entreprise ou décision unilatérale de l’employeur).
• Une notice d’information.
• Un bulletin individuel d’adhésion à la mutuelle.

Pour s’affilier, le collaborateur devra ensuite remplir le bulletin individuel et transmettre les pièces justificatives à envoyer à l’organisme assureur. L’entreprise doit impérativement conserver la preuve que le nouveau collaborateur a reçu un exemplaire de la DUE en lui faisant signer un document attestant de sa remise.

En matière de prévoyance, la convention collective peut imposer la mise en place d’un régime de prévoyance complémentaire. L’employeur qui emploie des salariés cadres a l’obligation d’adhérer à un contrat collectif de prévoyance décès. Si un contrat collectif de prévoyance est mis en place dans l’entreprise, l’employeur doit remplir les mêmes obligations d’information et d’adhésion des salariés que pour la complémentaire santé.

 

Le registre unique du personnel

À partir du moment où un employeur embauche son premier salarié, il a l’obligation de tenir un registre unique du personnel.

Il est important de préciser qu’en cas d’établissements multiples, chaque établissement doit tenir son propre registre unique du personnel.

Le registre doit contenir des mentions obligatoires communes à tous les salariés :

• Noms et prénoms.
• Nationalité.
• Date de naissance.
• Sexe.
• Emploi.
• Qualification.
• Date d’entrée et de sortie de l’entreprise.

Des mentions supplémentaires sont obligatoires pour certains salariés :

• Pour les travailleurs étrangers dont l’exercice d’une activité salariée est subordonné à la possession d’un titre, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail.
• Pour les salariés en CDD, la mention « contrat à durée déterminée ».
• Pour les salariés à temps partiel, la mention « temps partiel », etc.

À lire : Le temps partiel thérapeutique.

Le personnel doit être inscrit au sein du registre par ordre chronologique des embauches, de façon indélébile. Les mentions contenues dans le registre doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié de l’établissement.

 

La remise de documents et d’informations au nouveau salarié

À son arrivée dans l’entreprise, le nouveau salarié doit être informé au sujet de :

• La convention collective applicable à l’entreprise (et du lieu où celle-ci est consultable).
• Du lieu où figurent les affichages obligatoires, du règlement intérieur.
• Du régime d’épargne salariale (remise du livret d’épargne salariale).
• Des régimes de prévoyance et de mutuelle en place dans l’entreprise (remise de la notice d’information).
• Du document unique d’évaluation des risques.

Enfin à l’occasion de son embauche, le salarié est informé qu’il bénéficie tous les deux ans d’un entretien professionnel avec son employeur, consacré à ses perspectives d’évolution professionnelle, notamment en termes de qualifications et d’emploi.

Un décret du 30 octobre 2023 est venu mettre à la charge de l’employeur, à compter du 1er novembre 2023 de nouvelles obligations d’information individuelle du salarié.

Au plus tard le 7e jour calendaire suivant la date d’embauche, l’employeur doit communiquer les informations suivantes au salarié :

• L’identité des parties à la relation de travail.
• Lieu (ou lieux) de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur.
• L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi.
• La date d’embauche.
• La date de fin ou la durée prévue de l’embauche (pour les CDD).
• Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai.
• Les éléments constitutifs de la rémunération indiqués séparément (y compris les majorations pour les heures supplémentaires, la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération).
• La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence (en cas de mise en place d’un dispositif d’aménagement du temps de travail), les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, et, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe (en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes).

Dans le délai d’un mois à compter de la date d’embauche, l’employeur doit délivrer des informations complémentaires aux salariés :

• L’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est (s’il s’agit d’un intérimaire).
• Le droit à la formation assuré par l’employeur.
• La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée.
• La procédure à mettre en œuvre par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail.
• Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement.
• Les régimes obligatoires auxquels le salarié est affilié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur et, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

Ces informations sont délivrées par l’employeur par tout moyen conférant date certaine, sous format papier ou électronique.

 

Embauche d’un salarié : Les formalités résumées en une infographie

Pour résumer les propos de cet article, nous vous proposons une infographie sur les formalités d’embauche d’un salarié. Celle-ci recense l’ensemble des étapes à respecter pour l’embauche d’un salarié.

Cette infographie sur les formalités d’embauche provient du site internet des éditions Francis Lefebvre.

Formalité embauche salarié : Quelques cas particuliers…

Les formalités liées à l’embauche abordées précédemment sont communes à chaque embauche. Toutefois, certaines situations font naitre des formalités spécifiques obligatoires supplémentaires.

Les formalités de l’embauche d’un premier salarié

Lorsque qu’un employeur embauche un salarié pour la première fois, ou n’a plus employé de personnel depuis 6 mois, il doit respecter les formalités d’embauche du premier salarié :

• En avertir l’inspecteur du travail par LRAR avant la prise de fonctions.
• Demander son immatriculation à la sécurité sociale en tant qu’employeur dans les 8 jours suivant la première embauche.
• S’affilier à France Travail (Ex Pôle emploi) dans les 2 mois.

Ces obligations sont remplies via la DPAE. Si le nouvel embauché n’a encore jamais été immatriculé au régime général de la Sécurité sociale, l’employeur doit demander l’immatriculation dans les 8 jours suivant l’embauche, toujours par le biais de la DPAE.

 

L’embauche de mineurs

En l’absence de dérogation, un employeur ne peut pas embaucher un jeune de moins de 16 ans révolus.  Si la personne embauchée à moins de 18 ans, l’employeur doit obtenir l’accord écrit de ses représentants légaux.

À lire : Durée de travail des mineurs.

L’embauche d’un salarié mineur peut également requérir une autorisation de l’inspection du travail. L’employeur qui embauche un mineur doit être très vigilant, de façon générale, durant toute l’exécution du contrat de travail : en fonction de l’âge, du secteur professionnel, certains travaux sont réglementés, et d’autres sont même interdits.

Pour aller plus loin, consultez notre article sur l’embauche des jeunes en job d’été.

 

Embauche de salariés non ressortissants de l’U.E.

Un employeur qui embauche un salarié non ressortissant d’un pays membre de l’U.E. doit accomplir des formalités spécifiques telles que :

• La vérification de l’existence d’un titre de séjour.
• Ou d’une autorisation de travail.
• Ainsi qu’une déclaration en préfecture.

D’autres formalités d’embauche sont à connaitre concernant l’embauche de travailleurs britanniques suite au Brexit et l’embauche de salariés étrangers.

 

N’hésitez pas à prendre contact avec nos juristes en droit social, qui se tiennent à votre disposition pour répondre à vos interrogations et vous accompagner dans vos démarches et les formalités liées à l’embauche des salariés.