Le sujet du logiciel de caisse obligatoire fait beaucoup parler. C’est pourtant une réalité et une obligation à respecter pour les entreprises. Précisions sur l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé et certifié à compter de 2018.
Logiciel de caisse obligatoire : Système ou logiciel de caisse sécurisé et certifié
Le logiciel de caisse obligatoire est désormais une réalité pour de nombreuses entreprises. Celles-ci devront forcément se doter d’un logiciel de caisse sécurisé et certifié.
À compter du 1er janvier 2018, tous les assujettis à la TVA, qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse devront utiliser un logiciel ou système répondant à :
- Des conditions d’inaltérabilité.
- De sécurisation.
- De conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.
Pour justifier du respect de ces caractéristiques, ils devront produire :
- Soit un certificat délivré par un organisme accrédité.
- Soit une attestation individuelle de l’éditeur conforme au modèle fixé par l’administration, y compris pour les logiciels ou systèmes de caisse livres ou développés en interne.
N’hésitez pas à nous contacter ! Nous disposons d’une panoplie de logiciels, dont un logiciel de caisse sécurisé, que nous pouvons mettre à votre disposition.
Logiciel ou système de caisse certifié : deux organismes sont accrédités
Depuis le 30 mai 2017, deux organismes sont accrédités par le COFRAC, instance nationale d’accréditation pour délivrer les certificats :
- AFNOR CERTIFICATION (secrétariat technique INFOCERT) pour le référentiel NF 525.
- le LABORATOIRE NATIONAL DE METROLOGIE ET D’ESSAIS pour le référentiel « Référentiel de certification des systèmes de caisse ».
L’administration fiscale annonce qu’une foire aux questions sur le sujet du logiciel de caisse sécurisé et certifié sera mise en ligne au cours du mois de juillet.
Logiciel de caisse certifié : Annonce d’un assouplissement du dispositif
L’obligation d’utiliser un logiciel de caisse sécurisé certifié à compter de 2018 sera finalement limitée aux seuls assujettis utilisant un système de caisse (Communiqué ministérielle du 15 juin 2017).
En effet, selon le communiqué du ministre de l’action et des comptes publics, le dispositif sera assoupli pour le limiter aux seuls logiciels et systèmes de caisse, principaux vecteurs des fraudes constatées à la TVA.
Les logiciels de comptabilité et de gestion seront donc placés hors du champ d’application de l’obligation. Il faut toutefois réserver l’hypothèse des logiciels de comptabilité et de gestion qui comportent également une partie encaissement. Eu égard aux termes du communiqué de presse, l’obligation de sécurisation et de certification pourrait, en effet, concerner l’ensemble des logiciels et systèmes de caisse tels que définis par l’administration dans le BOFIP, au nombre desquels figurent les logiciels ou systèmes mixtes.
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Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse certifié ou système de caisse certifié ?
Selon l’administration, les systèmes de caisse sont des systèmes d’information dotés d’un ou plusieurs logiciels permettant l’enregistrement des opérations d’encaissement.
Il peut s’agir :
- De systèmes de caisse autonomes (caisses enregistreuses) qui enregistrent des données de règlement. Ces systèmes n’ont pas la capacité d’être paramétrés pour avoir un fonctionnement en communication avec d’autres systèmes de caisse ou avec un système centralisateur d’encaissement.
- De systèmes de caisse reliés à un système informatisé capables d’enregistrer, de sécuriser et d’archiver les données d’encaissement en temps réel directement avec le système, et qui génèrent ou non directement les écritures comptables.
- De logiciels d’encaissement qui comportent, outre les fonctionnalités d’enregistrement, de sécurisation et d’archivage des données d’encaissement en temps réel directement dans le système des fonctionnalités comptables et plus largement incorporent une gestion comptable et financière.
L’assouplissement annoncé doit faire l’objet de mesures législatives d’ici la fin de l’année.
En dehors du recentrage annoncé, il n’est pas prévu, à ce stade, de dispenser de l’obligation d’utiliser un logiciel de caisse certifié les plus petits entreprises (auto-entrepreneurs…), lesquelles demeurent donc concernées dès lors qu’elles utilisent un logiciel ou système de caisse.
Les entreprises concernées qui n’auraient pas encore effectué la mise en conformité de leur logiciel de caisse ont six mois pour se mettre aux normes.
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