Contrôle URSSAF, d’importants changements en matière de relations entre les cotisants et les URSSAF.
Le contrôle sur pièces étendu aux entreprises de moins de 11 salariés
Le décret daté du 8 juillet 2016 précise les conditions de réalisation par l’Urssaf du contrôle sur pièces et étend ce type de contrôle, à compter du 1er janvier 2017, aux entreprises de moins de 11 salariés.
Par ailleurs, le texte revient sur les conditions de réalisation de ce contrôle sur pièces.
Ainsi, lorsque l’examen des pièces nécessite des investigations complémentaires l’Urssaf informe l’entreprise de la poursuite du contrôle cette fois dans les locaux de l’entreprise selon la procédure de droit commun. À ce stade, le décret confirme que l’Urssaf n’est pas tenue d’adresser un avis préalable de contrôle avant sa première visite dans l’entreprise.
Cette règle est à effet immédiat ; elle s’applique dans le cadre de tout contrôle sur pièce engagé depuis le 11 juillet 2016.
Le contrôle Urssaf : une procédure sous haute surveillance
Ce même décret contient diverses mesures visant à renforcer les droits et garanties du cotisant dans le cadre du contrôle Urssaf. Celui-ci vient en effet modifier, par petites touches, toute la procédure du contrôle Urssaf en y intégrant les solutions retenues par les tribunaux qui permettent de garantir au mieux les droits des cotisants « contrôlés ».
Les dispositions présentées ci-après s’appliquent aux contrôles réalisés à partir du 11 juillet 2016, sauf indication contraire.
L’envoi d’un avis préalablement au contrôle
Jusqu’à présent, les textes exigent de l’agent de contrôle l’envoi d’un avis informant l’entreprise du contrôle Urssaf à venir mais n’imposaient aucun délai minimum entre l’envoi de cet avis et le début des opérations de contrôle. Le décret susvisé intègre le délai d’envoi préconisé par l’ACOSS : l’avis de contrôle devra dorénavant être adressé 15 jours avant la date de la première visite de l’agent de contrôle dans l’entreprise.
Par ailleurs, le texte confirme la nécessité pour l’agent de contrôle de procéder à l’envoi d’un avis de contrôle, lorsque le contrôle engagé initialement pour constater une situation de travail dissimulé se poursuit par un contrôle d’assiette.
Le destinataire de l’avis de contrôle clairement identifié
L’avis de contrôle doit être adressé exclusivement à la personne qui est tenue, en sa qualité d’employeur, aux obligations afférentes au paiement des cotisations et contributions sur lesquelles est envisagé le contrôle.
Le décret du 8 juillet 2016 intègre les précisions apportées par les tribunaux en ce qui concerne l’identité du destinataire.
Lorsque la personne contrôlée, via un contrôle Urssaf, est une personne morale, l’avis de contrôle est adressé à l’attention de son représentant légal et envoyé à l’adresse du siège social de l’entreprise ou le cas échéant à celle de son établissement principal ; Lorsque la personne contrôlée est une personne physique, il est adressé à son domicile ou à défaut à son adresse professionnelle.
Enfin, sauf précisions contraires, cet avis pour le contrôle Urssaf vaut pour l’ensemble des établissements de la personne contrôlée.
Le déroulement du contrôle URSSAF
Un accès facilité au matériel informatique de l’entreprise
En cas de système de paie et de comptabilité informatisés, l’agent de contrôle effectue le plus souvent, avec l’accord de l’entreprise, ses vérifications en ayant recours à son équipement informatique (logiciels, matériel…). Pour faciliter ses investigations, l’agent de contrôle peut désormais demander la mise à disposition par l’entreprise de toute personne habilitée pour réaliser les opérations sur son matériel.
Par ailleurs, si l’entreprise refuse que le contrôle soit effectué directement sur son équipement informatique, elle doit en informer par écrit le contrôleur Urssaf. Ce refus s’inscrit dorénavant dans un délai : l’entreprise contrôlée, pour un contrôle Urssaf, dispose de 15 jours à compter de la demande de l’agent de contrôle pour faire part de son refus et pour proposer une solution alternative.
A défaut de réponse dans ce délai, l’agent procède aux opérations de contrôle par la mise en place de traitements automatisés sur le matériel du cotisant.
Une concertation organisée dans le cadre d’un contrôle par échantillonnage ou extrapolation.
Contrôle Urssaf, une procédure de contrôle très détaillée
L’utilisation par l’agent de l’Urssaf d’une méthode d’évaluation des cotisations par échantillonnage et extrapolation doit se dérouler selon la procédure déjà très détaillée. Le décret du 8 juillet 2016 vient organiser l’échange d’information entre l’entreprise et l’agent de contrôle.
Ainsi, à tout moment, l’entreprise peut présenter ses observations sur la mise en œuvre des méthodes d’investigation retenues par l’Urssaf (constitution de la base de sondage de l’échantillon obtenu, des résultats des vérifications effectuées sur chaque individu composant cet échantillon). Ces échanges peuvent être oraux. Toutefois, lorsque l’entreprise exprime son désaccord, elle doit le faire par écrit ; l’agent de contrôle Urssaf est tenu d’y répondre par écrit et de manière motivée.
La clôture du contrôle URSSAF
La remise d’une lettre d’observation dûment motivée et chiffrée
À l’issue du contrôle, l’agent de contrôle communique une lettre d’observations mentionnant obligatoirement l’objet du contrôle Urssaf, les documents consultés la période vérifiée, la date de la fin de contrôle, et, le cas échéant, les observations faites au cours du contrôle concernant les points de redressements envisagés. Le décret du 8 juillet 2016 complète ces dispositions en mettant à la charge de l’agent de contrôle une obligation de motiver et détailler le contenu de ses observations.
Ainsi, les observations doivent, par chef de redressement, indiquer les modalités d’application des textes législatifs et réglementaires invoqués, les assiettes, les modes de calcul et les montants des redressements envisagés (majorations et pénalités comprises).
Cette disposition, d’application immédiate, vise à renforcer l’information de l’entreprise contrôlée et répond aux préconisations de la Cour de cassation. La Cour de cassation a toujours reconnu la validité de la lettre d’observation dès lors qu’elle mentionnait la nature, le mode de calcul et le montant des cotisations, par chef de redressement.
Remarque: l’agent de contrôle peut également formuler des observations ne donnant pas lieu à redressement mais exigeant, pour l’avenir, une modification des pratique de l’entreprise. Lorsque l’agent de l’Urssaf lors d’un nouveau contrôle, constate le maintien de la pratique dénoncée, il doit faire figurer, dans la lettre d’observation, un constat de l’absence de conformité. Le décret du 8 juillet 2016 prévoit que ce constat doit être contresigné par le directeur de l’Urssaf. Ce document permet de sanctionner l’entreprise contrevenant en majorant de 10 % le redressement opéré à l’issue du contrôle.
L’exigence d’une réponse motivée et détaillée aux remarques formulées par le cotisant
L’employeur dispose d’un délai de 30 jours pour répondre, s’il le souhaite, aux observations de l’inspecteur du recouvrement et de se faire assister par un conseil de son choix. Le décret du 8 juillet 2016 précise que dans sa réponse, la personne contrôlée peut indiquer toute précision ou tout complément qu’elle juge nécessaire notamment en proposant des ajouts à la liste des documents consultés.
Ce texte prévoit également que l’agent chargé du contrôle est tenu de répondre aux observations du cotisant. Cette réponse doit porter sur chaque observation présentée par l’entreprise et être motivée : elle détaille, par motif de redressement, les montants qui, le cas échéant, ne sont pas retenus et les redressements qui demeurent envisagés.
Article à lire : Le délai réponse lettre observation urssaf.
L’après contrôle Urssaf
L’engagement de l’Urssaf de rembourser tout solde créditeur dans les 4 mois
A l’issue des opérations de contrôle, l’agent chargé du contrôle transmet aux services internes de l’Urssaf un procès-verbal de contrôle faisant état de ses observations, accompagné, s’il y a lieu, de la réponse de l’intéressé et de son propre courrier en réponse.
Lorsque l’agent de contrôle, dans son rapport, fait apparaître un solde créditeur en faveur de l’entreprise contrôlée, l’organisme doit le lui notifier et effectuer le remboursement dans un délai maximum de 4 mois suivant la notification.
La notification du (ou des) redressement(s) par mise en demeure
Avant tout recouvrement, l’Urssaf adresse au cotisant qui n’a pas acquitté ses cotisations une mise en demeure l’invitant à régulariser sa situation dans le mois. Ce document doit préciser la cause, la nature et le montant des sommes réclamées, les majorations et pénalités qui s’y appliquent, la période à laquelle elles se rapportent.
Le décret du 8 juillet 2016 ajoute au contenu défini ci-dessus des mentions spécifiques lorsque la mise en demeure est établie à la suite d’un contrôle de l’Urssaf.
Ainsi, à compter du 1er janvier 2017, la mise en demeure notifiée suite à contrôle devra préciser :
- Les montants notifiés par la lettre d’observations, corrigés le cas échéant, à la suite des échanges entre la personne contrôlée et l’agent de contrôle, au titre des différentes périodes annuelles contrôlées.
- La référence et les dates de la lettre d’observations et, le cas échéant, du dernier courrier établi par l’agent de contrôle, lors des échanges consécutif à la lettre d’observations.
Les montants indiqués tiendront compte des sommes déjà réglées par l’entreprise.
À lire : DSN, 4 points de vigilance pour l’Urssaf.
Source de l’article : Décret n° 2016-941 , 8 juill. 2016, art. 16 :JO, 10 juill.
