L’administration a publié le 3 août dernier ses commentaires concernant l’obligation pour les assujettis à la TVA d’utiliser des logiciels de comptabilité ou de gestion ou des systèmes de caisse sécurisés et certifiés à compter du 1er janvier 2018.
Logiciel de caisse : Qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de caisse est un système informatique conçu pour gérer les transactions commerciales dans un point de vente. Il permet de scanner les produits achetés, d’enregistrer les ventes, de calculer les taxes applicables, de gérer les remises et les promotions, d’imprimer des reçus, de tenir à jour les stocks, et de produire des rapports de vente.
Le logiciel de caisse peut être intégré à un terminal de point de vente, qui est l’interface entre le commerçant et le client, et qui permet de lire les codes-barres, d’afficher les prix, et de recevoir les paiements.
Les logiciels de caisse sont utilisés dans une variété d’entreprises, notamment les supermarchés, les magasins de détail, les restaurants, les cafés, les bars, les hôtels, les salons de coiffure et les spas. Ils facilitent la gestion des transactions, la tenue de registres précis et la gestion efficace de l’inventaire.
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Obligation d’avoir un logiciel de caisse certifié et sécurisé : Quelques précisions
L’obligation de disposer d’un logiciel de caisse certifié est précisée par l’administration. Voici les précisions sur les conditions que doivent remplir les logiciels de caisse, les moyens de justifier du respect de l’obligation et les modalités de la procédure de contrôlé spécifique.
Afin de renforcer la lutte contre la fraude à la TVA liée à l’utilisation de logiciels permettant la dissimulation de recettes, l’article 88 de la loi 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016 instaure l’obligation, pour les assujettis qui enregistrent les règlements de leurs clients au moyen d’un logiciel de comptabilité ou de gestion ou d’un système de caisse, d’utiliser un logiciel ou système sécurisé certifié.
Une amende de 7 500 € par logiciel ou système :
- Si non utilisation de ce logiciel : l’assujetti se verra appliquer, en cas de contrôle, une amende de 7 500 € par logiciel ou système pour lequel le certificat ou l’attestation fait défaut et sera tenu de régulariser sa situation.
- Cette nouvelle obligation est également assortie d’un droit de contrôle spécifique de l’administration.
L’obligation concerne tous les assujettis à la TVA qui enregistrent les règlements de leurs clients dans un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un logiciel de caisse (y compris en cas d’enregistrement par eux-mêmes sur un logiciel ou système accessible en ligne).
Qu’il s’agisse de personnes physiques ou morales, de droit privé ou de droit public, et même s’ils réalisent en tout ou partie des opérations exonérées de TVA ou s’ils relèvent du régime de la franchise en base.
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Logiciel de caisse obligation : Il est obligatoire d’avoir un logiciel de caisse sécurisé et certifié à partir du 1er janvier 2018
À compter de 2018, les assujettis concernés devront utiliser un logiciel de comptabilité ou de gestion ou un système de caisse satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation de l’éditeur.
Comme annoncé lors de l’adoption du texte, l’administration précise les conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données par voie doctrinale :
- Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le logiciel de caisse doit prévoir l’accès de l’administration aux données d’origine enregistrées initialement ainsi qu’au détail daté (année, mois, jour, heure, minute) des opérations et des corrections apportées lorsque ces données ont fait l’objet de correction.
- La sécurisation doit être assurée par tout procédé technique de nature à garantir la restitution des données de règlement dans l’état de leur enregistrement d’origine. Il peut notamment s’agir d’une technique de chaînage des enregistrements ou de signature électronique des données. L’emploi d’une fonction « école » ou « test » doit également être sécurisée et comporter l’identification d’un certain nombre de données.
- Le logiciel de comptabilité ou de gestion ou le système de caisse doit prévoir une clôture qui doit intervenir à l’issue d’une période au minimum annuelle (ou par exercice). Les logiciels de caisse doivent en plus de la clôture annuelle (ou par exercice) prévoir obligatoirement une clôture journalière et une clôture mensuelle, chaque clôture donnant lieu à des données cumulatives et récapitulatives, intègres et inaltérables calculées par le système.
- La conservation des données est opérée soit en ligne, c’est-à-dire dans le logiciel ou le système, soit dans une archive respectant les conditions définies par l’administration.
- Les données doivent être archivées, dans les conditions prévues par l’administration, selon une périodicité choisie, au maximum annuelle ou par exercice.
L’administration précise par ailleurs que si le logiciel ou système sert à la tenue de la comptabilité de l’entreprise, celle-ci est soumise aux normes fixées pour la remise des fichiers des écritures comptables.
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Un certificat ou une attestation pour chacun des logiciels de caisse et logiciels de comptabilité
Un certificat ou une attestation est obligatoire pour chacun des logiciels de caisse et logiciels de comptabilité. Voici les informations à retenir :
- Le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données peut être justifié soit par un certificat délivré par un organisme accrédité, soit par une attestation individuelle de l’éditeur du logiciel ou du système.
- L’administration précise expressément que lorsqu’une entreprise détient plusieurs logiciels de caisse et / ou logiciels de comptabilité ou de gestion différents, elle doit présenter un certificat ou une attestation pour chacun de ces produits. Le document est en principe remis par l’éditeur à l’assujetti au moment de l’achat du logiciel ou système.
- Le certificat permettant de justifier du respect des conditions doit être délivré à l’éditeur du logiciel ou système par un organisme accrédité en France ou dans un autre Etat de l’UE.
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Certification logiciel de caisse et logiciel comptable
Le certificat du logiciel de caisse ou du logiciel comptable doit mentionner :
- Les conditions d’inaltérabilité.
- De sécurisation.
- De conservation et que l’archivage des données soient respectées.
- Doit porter sur la version détenue par l’assujetti ou, à défaut et à condition que l’organisme accrédité assure un audit régulier du produit, sur la version majeure du logiciel ou système.
Ces informations sont obligatoires pour la certification logiciel de caisse et comptable. À noter que l’utilisation d’un coffre fort numérique est fortement recommandé pour le stockage des documents importants et confidentiels de l’entreprise.
Logiciel comptable et logiciel de caisse certifiés : La justification peut aussi être apportée par une attestation individuelle
La justification peut aussi être apportée par une attestation individuelle sous certaines conditions :
- Cette attestation doit être délivrée par l’éditeur du logiciel ou système nominativement à l’assujetti utilisateur.
- Une simple mention dans les conditions de vente n’est à cet égard par suffisante.
- L’attestation doit être conforme au modèle fourni par l’administration. Elle doit mentionner explicitement le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données et doit indiquer précisément le nom et les références de ce logiciel (y compris la version concernée et le numéro de licence quand il existe une licence) ou de ce système et la date à laquelle le logiciel ou système a été acquis par l’assujetti à la TVA.
- L’attestation peut être délivrée sur un support physique (par exemple, par la remise d’un document lors de l’achat du logiciel ou système à compléter par l’assujetti de son identité complète et de la date de son achat) ou de manière dématérialisée (par exemple, par téléchargement en ligne d’une attestation à compléter par l’assujetti pour y mentionner son identité complète).
Toute nouvelle version majeure du logiciel ou système (c’est-à-dire une version ayant modifié par rapport à la version précédente un ou plusieurs paramètres impactant le respect des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage) doit donner lieu à l’établissement d’une nouvelle attestation visant expressément cette version.
Les contrôles
À compter du 1er janvier 2018, l’administration disposera d’une nouvelle procédure de contrôle inopiné, prévue par l’article L 80 O du LPF, lui permettant de s’assurer de la détention par l’assujetti des justificatifs exigés.
L’administration ne pourra pas, dans le cadre de cette procédure, examiner la comptabilité de l’entreprise, ce qui suppose l’engagement d’une procédure de vérification de comptabilité.
Cependant, le contrôle de la détention des justificatifs pourra être réalisé dans le cadre d’une vérification de comptabilité régulièrement engagée, sans recours à la procédure spécifique.
La procédure de contrôle inopiné pourra être mise en œuvre plusieurs fois à l’égard du même assujetti, notamment pour s’assurer qu’à l’issue du délai de soixante jours dont il dispose à la suite de l’application de l’amende, l’assujetti s’est mis en règle.
L’amende encourue
L’administration précise qu’elle n’a pas à démontrer l’usage frauduleux du logiciel de caisse pour appliquer l’amende.
Le montant de l’amende est fixé à 7 500 € par logiciel de comptabilité ou de gestion ou système de caisse concerné. Lorsqu’un assujetti détient plusieurs logiciels, l’amende est due pour chaque logiciel pour lequel il ne justifie pas, par la production d’un certificat ou d’une attestation individuelle, qu’il respecte les conditions légales.
Lorsque l’amende est appliquée, l’assujetti dispose d’un délai de soixante jours pour se mettre en conformité avec l’obligation légale. Ce délai est un délai franc dont le premier jour est fixé au lendemain de la remise ou de la réception du procès-verbal dressé à l’issue de la procédure de contrôle inopiné, de la proposition de rectification. Il expire le soixante et unième jour suivant.
Passé ce délai, l’administration fiscale peut à nouveau demander à l’assujetti de produire les justificatifs prévus, notamment dans le cadre de la procédure de contrôle inopiné. Si l’assujetti n’est pas en mesure de produire les justificatifs demandés, l’amende est à nouveau applicable.
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Source de l’article sur le logiciel de caisse certifié : BOI-TVA-DECLA-30-10-30 et BOI-CF-INF-20-10-20.
