Attention, cet article date de 2015 et certains éléments tels que la gratification peuvent être obsolètes. Nous vous invitons à consulter notre dossier sur l’embauche des stagiaires en entreprise qui a été mis à jour très récemment avec la gratification de l’année en cours.
Après de longues semaines de confusion quant à l’ouverture du droit à gratification du stagiaire et aux modalités de calcul de cette gratification, les différentes administrations concernées ont enfin arrêté une position commune sur la gratification des stagiaires.
Les modalités de la gratification des stagiaires
La loi du 10 juillet 2014 comportait une série de mesures visant à mieux encadrer les stages et à améliorer le statut des stagiaires. Était notamment prévu un relèvement du montant minimal de la gratification versée pour les stages de plus de 2 mois consécutifs (ou de 2 mois consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire).
À défaut d’être prévu par convention de branche ou par accord professionnel étendu, ce montant de gratification des stagiaires devait être fixé par décret à un montant minimal de 15% pour les conventions conclues à compter du 1er septembre 2015 (C. éducation, art., L. 124-16 ; L. n°2014-788, 10 juill. 2014 : JO, 11 juill.).
Égal à 12,5 %, pour les conventions conclues avant le 1er décembre 2014, il a été relevé à :
- 13,75 % du plafond horaire pour les conventions signées du 1er décembre 2014 au 31 août 2015 (3,30 euros par heure du 1er janvier 2015 au 31 août prochain).
- Pour atteindre 15% du plafond horaire pour les conventions conclues à partir du 1er septembre 2015 (D. n° 2014-1420, 27 nov. 2014 : JO, 30 nov.).
Mais la durée de 2 mois nécessaire pour que le stagiaire obtienne une gratification se décline désormais en temps de présence effective. Et c’est là que tout se complique.
Les informations ministérielles les plus diverses ont alors circulé sur le calcul de la durée de présence et de la gratification des stagiaires elle-même.
Il reste aujourd’hui quelques questions en suspens, mais les différentes administrations concernées ont enfin convenu d’un certain nombre de règles. Celles-ci n’ont malheureusement pas fait l’objet de circulaires mais sont synthétisées sur le site vosdroits.service-public.fr, fiche gratification minimale d’un stagiaire, et sur le site www.urssaf.fr, dossiers réglementaires, du 18 février 2015.
Calcul de la présence du stagiaire ouvrant droit à la gratification
Selon le nouvel article D. 124-8 du code de l’éducation :
- Chaque période au moins égale à 7 heures de présence, consécutives ou non, est considérée comme équivalente à un jour.
- Et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, est considérée comme équivalente à un mois.
Un mois correspond donc désormais à 154 heures de présence (22 jours x 7 heures) et non pas à 151,67 heures comme pour les salariés travaillant 35 h par semaine).
En, d’autres termes, la gratification des stagiaires est désormais obligatoire dès lors que le stagiaire effectue au moins 309 heures (= 154 heures x 2 mois + 1 heure), même de façon non continue, sur une même année scolaire ou universitaire.
Ce qui signifie qu’un stagiaire présent tout janvier et tout février 2015 en entreprise ne pourra pas prétendre à une gratification fin février car il ne totalisera pas ces 309 heures de présence. Pour les atteindre il devra rester en stage jusqu’au jeudi 5 mars 2015 inclus (janvier /147h. + février/ 140 h. + mars /28 h.) ou revenir ultérieurement pour son reliquat d’heures !
Remarque : notons que selon l’administration (site vosdroits.servicepublic.fr), les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage, sont comptabilisés dans la durée totale du stage.
Calcul du montant de la gratification du stagiaire
Autre clarification administrative concernant la gratification des stagiaires : pour toutes les conventions signées depuis le 1er décembre 2014, le calcul du montant de la gratification mensuelle du stagiaire s’effectue également en fonction des heures réellement effectuées (et non plus sur la base de 151,67 heures mensuelles comme cela était le cas auparavant ou de 154 heures comme cela avait pu être annoncé plus récemment).
Remarque : il convient néanmoins de souligner que cette position est en contradiction avec l’article L. 124-6 du code de l’éducation selon lequel le montant minimal de la gratification est forfaitaire et ne varie pas selon le nombre de jours ouvrés dans le mois.
Concrètement, le stagiaire se voit donc attribuer une gratification différente selon les mois. Pour remédier à ce problème, l’entreprise peut toutefois choisir :
- Soit de verser chaque mois la gratification correspondant au nombre d’heures réellement effectuées par le stagiaire.
- Soit de réaliser un « lissage » des sommes qui seront dues sur la totalité de la durée du stage, afin de verser chaque mois le même montant au stagiaire.
Un exemple concret qui concerne directement la gratification des stagiaires : pour un stage à temps plein (7 heures par jour) du 1er janvier au 30 avril 2015, soit 4 mois calendaires, pour un total de 588 heures effectuées : janvier (21 jours x 7 heures = 147 heures), février (140 heures), mars (154 heures), avril (147 heures), la gratification totale due = 588 x 3,30 € = 1 940,40 €.
Option 1 = versement chaque mois du réel effectué :
Janvier = 485,10 €
Février = 462,00 €
Mars = 508,20 €
Avril = 485,10 €
Option 2 (lissage sur la totalité de la durée de stage) = 1 940,40 € / 4 mois = versement chaque mois de 485,10 €.
Notons que tout stage interrompu temporairement donne lieu à un réajustement du montant de la gratification du stagiaire sur la base du nombre réel d’heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fait l’objet d’une régularisation globale selon le nombre d’heures effectuées.
Enfin, ce calcul de la gratification du stagiaire « en fonction des heures réellement effectuées » vaut également pour le calcul de la franchise de charges sociales : « les sommes versées aux stagiaires ne donnent pas lieu à cotisations dans la limite de 13,75% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée pour les conventions conclues à compter du 1er décembre 2014 » (jusqu’au 1er septembre 2015). « Pour les conventions de stages conclues avant cette date, la limite de la franchise est fixée à 12,50% du plafond horaire de la Sécurité sociale par heure de stage effectuée » précise l’Urssaf qui a modifié récemment les informations publiées sur son site en rappelant les modalités d’application de la franchise.
Dernière subtilité de la gratification des stagiaires
Selon les informations du site vosdroits.servicepublic.fr, « pendant un congé de grossesse, de paternité ou d’adoption, ou autres autorisations d’absence, prévus à la convention, le maintien de la gratification des stagiaires n’est pas obligatoire, puisque celle-ci est calculée sur le nombre d’heures de présence effective du stagiaire. Mais elle reste possible. Cependant, si l’entreprise verse une gratification pendant ce congé, celle-ci est exclue de la franchise de cotisations sociales (donc est soumise à cotisations sociales) ».
Sources : Editions Législatives / Site vosdroits.service-public.fr / Site de l’Urssaf.
